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Erste Schritte
Wie melde ich mich in der Software an?Kurze Anleitung zur ersten Anmeldung für Kanzlei und Mandanten.Wie lade ich Mandanten in das Portal ein?So schicken Sie eine Einladung an Ihre Mandanten.Anmelden, Passwort & PasskeySo melden Sie sich an und sichern Ihren Zugang.Die Startseite & Navigation verstehenKacheln, Bereiche und wie Sie zwischen Funktionen wechseln.
0:08 minFirmenstammdaten pflegenFirmenname, Steuernummern und Bankverbindung aktuell halten.Profil, Benachrichtigungen & SicherheitPersönliche Kontoeinstellungen, Passkey und Benachrichtigungen.Unterlagen der Kanzlei unterschreibenMandatsvertrag und Vollmachten digital unterschreiben.Weitere Benutzer in Ihr Unternehmen einladenKolleginnen und Kollegen Zugang geben und Rechte zuweisen.
0:08 minFirmenstammdaten pflegenFirmenname, Steuernummern und Bankverbindung aktuell halten.Profil, Benachrichtigungen & SicherheitPersönliche Kontoeinstellungen, Passkey und Benachrichtigungen.Unterlagen der Kanzlei unterschreibenMandatsvertrag und Vollmachten digital unterschreiben.Weitere Benutzer in Ihr Unternehmen einladenKolleginnen und Kollegen Zugang geben und Rechte zuweisen.Kanzlei-Arbeitsplatz
Anfragen von der Webseite (Leads)Wer sich über advidesk.io meldet, landet hier.Branchen: Vorgaben je GeschäftsfeldAutohaus, Gastronomie, Handwerk – was jeweils anders läuft.Briefpapier & Branding einrichtenLogo, Farben und Layout für Dokumente und Portal.Der Kanzlei-ArbeitsplatzDashboard, Aufgabenverteilung und Mandantenwechsel.Die Administration: Gruppen, Sammelpunkte und KachelnSo finden Sie sich in der neuen Admin-Navigation zurecht.Die Administration: Übersicht, Gruppen und KachelnSo finden Sie sich in der Verwaltungs-Übersicht zurecht.Kanzlei-Stammdaten & StandardvorgabenZentrale Kanzleidaten und Voreinstellungen für neue Mandate.
Belege & Buchhaltung
adviScan: Belege mit dem Handy erfassenFoto statt Scanner – auch ohne Empfang.Auswertungen ansehen (BWA, SuSa, OPOS)Ihre betriebswirtschaftlichen Zahlen im Überblick.Beleg-Hub & BelegarchivBelege sammeln, wiederfinden und archiviert einsehen.Belege hochladen und an DATEV sendenBelege nach Belegtyp erfassen, prüfen und übermitteln.Belegstatus verstehenWoran Sie den Bearbeitungsstand eines Belegs erkennen.Belegtyp zuordnen, nachtragen & gebucht-StatusErkannte Werte prüfen, fehlende Angaben nachtragen und den Buchungsstand sehen.Controlling-Reports & KennzahlenUmsatz, Kosten und Kennzahlen verdichtet im Blick.Dokumente & DMSUnterlagen ablegen, ordnen und wiederfinden.Einkommensteuer-Unterlagen bereitstellenPrivate Unterlagen für die Steuererklärung sammeln.KI-Belegerkennung & DatenschutzAutomatische Beleg-Erkennung – optional und datensparsam.
Mandanten verwalten
Eigene Felder anlegenDatensätze um kanzleispezifische Angaben erweitern.Handelsregister abrufenFirmendaten aus dem Registerportal übernehmen statt abtippen.Klauseln und ihre FassungenHaftung, Vergütung, Datenschutz – einmal formuliert, überall aktuell.Mandanten anlegen & Stammdaten pflegenNeue Mandate erfassen und Stammdaten verwalten.Mandanten-Detail: Bereiche & ModuleJe Mandant Stammdaten, Rechte, Buchhaltung, Integrationen.Mandanten-Onboarding zu DATEVNeues Mandat DATEV-konform anlegen und übertragen.Mandatsmappe erzeugenVom Mandanten zum unterschriebenen Vertrag in vier Schritten.Unterschriftenmappe (adviSign)Dokumente zur Unterschrift geben und den Stand verfolgen.Vertragspakete je RechtsformAus zwölf Einzelentscheidungen wird eine.Vertragsvorlagen schreibenEinmal schreiben, für jedes Mandat verwenden – mit Platzhaltern aus den Stammdaten.
Benutzer, Rechte & Rollen
Benutzer, Rechte & RollenZugänge vergeben und Funktionen freischalten.Kanzlei-Benutzer verwaltenZugänge Ihrer Mitarbeiter anlegen, zuordnen und deaktivieren.Rollen anlegen & Rechte bündelnRechte zu wiederverwendbaren Rollen zusammenfassen.Teams & Fachbereiche (advisorGroups)Kanzlei gliedern; Fachbereiche mit DATEV-Referenz.
Auftragswesen & Rechnungen
E-Rechnung (XRechnung / ZUGFeRD) versendenGesetzeskonforme elektronische Rechnungen erzeugen.GiroCode (EPC-QR) auf der RechnungZahlungs-QR-Code für schnelles Überweisen aufs Rechnungs-PDF drucken.Kontakte & AdressbuchKunden und Lieferanten zentral pflegen.Rechnung oder Angebot schreibenBelege im Auftragswesen erstellen, finalisieren und versenden.Rechnungs-Layout & Logo anpassenVorlage, Schrift und Logo für Ihre Belege festlegen.
Buchhaltung & DATEV
Belegbearbeitung: Kreditor, Geschäftsvorfall, Buchung erzeugenDer Block „Kreditor & Buchung" in der Belegvorschau.Belege prüfen & an DATEV übermittelnEingereichte Belege kontrollieren und übergeben.DATEV-Anbindung & AuswertungenDATEV verbinden, BWA/SuSa/OPOS bereitstellen.DATEV-Apps verknüpfen & Tokens verwaltenDATEV-Bereiche aktivieren und Autorisierungen pflegen.Desktop-Agents (lokale Übergabe)Lokale Helfer für Übergaben an installierte Programme.DMS-Ordnerstruktur & DATEV-MappingsOrdnervorlagen, System-/App-Ordner, Freigaben, ROUTE/UPLOAD.Dokumentstatus definierenBearbeitungsstände für Dokumente festlegen.E-Rechnung prüfen (ZUGFeRD/XRechnung)Was in der Datei steht – und ob sie formal in Ordnung ist.Knigge: DMS-EigenschaftsvorlagenMetadaten je Ordner vorgeben für saubere Ablagen.Kontenzuordnung je Mandant: Kontenrolle → KontoWarum VEHICLE_PURCHASE bei Mandant A 3200 und bei Mandant B 3300 ist.Kreditoren & Debitoren je Mandant (DATEV)Personenkonten einsehen, anlegen und nach DATEV übertragen.Kreditorenprofile & GeschäftsvorfälleFachliche Buchungslogik einmal zentral je Lieferantentyp pflegen.Stammdaten synchronisierenReferenzlisten und Stammdaten mit DATEV abgleichen.
Lohn & Personal (Kanzlei)
DATEV-HR (hr:*) verknüpfenLohnauswertungen, Exporte, eAU und Datenaustausch.Lohnabrechnung: Perioden & BewegungsdatenMonat öffnen, Bewegungsdaten erfassen, an DATEV oder Addison übergeben.Lohnarten & BeschäftigungsartenWelche Bezüge es gibt – und welche Felder eine Beschäftigungsart verlangt.Lohndaten aus Vorsystemen importierenZeiterfassung, Kasse, Dienstplan – einmal zuordnen, dann monatlich einlesen.Mitarbeiter & digitale PersonalakteEinstellen im Assistenten, Unterlagen in der Akte.Mitarbeiter je Mandant pflegenPersonal- und Lohndaten aus Kanzleisicht.
Kasse & Banking
Kasse führen (Tages- & Monatskasse)Bareinnahmen und -ausgaben revisionssicher erfassen, Belege anhängen.Kontoauszüge importieren (mit Prüf-Schritt)camt.053, MT940 oder CSV in zwei sicheren Schritten einlesen.Kontoauszüge-ArchivAlle importierten Auszüge revisionssicher wiederfinden.Umsätze kontieren & Belege zuordnenJeden Umsatz einem Konto und – wenn vorhanden – einem Beleg zuweisen.
Personal & Lohn
Digitale Personalakte führenStammdaten, Fehlzeiten und Dokumente je Mitarbeiter.Lohnabrechnungen & Auswertungen ansehenAbrechnungen, Lohnjournal und Meldungen einsehen.Lohndaten an DATEV oder Addison übergebenMitarbeiterdaten ins Lohnsystem übertragen oder exportieren.Mitarbeiter anlegen (Lohn-Wizard)Personal- und Lohndaten in wenigen Schritten erfassen.
Nachrichten & Aufgaben
Anforderungen der Kanzlei erfüllenGezielt angeforderte Unterlagen und Angaben liefern.Aufgaben & Rückfragen erledigenOffene To-dos und Anforderungen der Kanzlei.Checklisten der Kanzlei ausfüllenUnterlagen und Angaben strukturiert bereitstellen.Nachrichten mit der KanzleiSicher mit Ihrer Kanzlei kommunizieren.
Workflows & Automation
Aufgaben-VorlagenWiederkehrende To-dos standardisieren.Belegvorlagen: wo steht welcher WertDem System beibringen, wo bei Telekom die Rechnungsnummer steht.Checklisten zuweisen & per Link versendenInstanz an Mandant oder Benutzer geben; öffentlicher Link.Checklisten-Vorlagen erstellenWiederverwendbare Fragebögen und Sammelaufträge bauen.KI-Buchhaltungsteam: Vorgänge prüfenVorschläge des KI-Teams ansehen, freigeben oder verwerfen.OCR-Regeln für BelegeErkannte Belegtexte automatisch auswerten und routen.OCR-Regeln: Belegtyp automatisch bestimmenBetreff, Dateiname oder Belegtext → Belegtyp, ganz ohne KI.Qualitätsmanagement: Prüfregeln, die Vorgänge stoppenPersonenkonten prüfen, Kasse nie im Minus – Regeln vor Abschluss und Kassenbuchung.Workflows & Automation einrichtenAktionen bei Ereignissen automatisch auslösen.