Jahresnachbuchung: ein Altjahr nachholen

Die Jahresnachbuchung im Mandanten-Workspace unter „Buchhaltung → Jahresnachbuchung" ist für den Fall, dass ein ganzes Jahr liegen geblieben ist. Die Ansicht steht in der Reihenfolge, in der die Arbeit anfällt.

1. Jahr wählen. Die Monatsmatrix zeigt je Monat eine Ampel: rot = offene Klärfälle (hier geht nichts weiter), orange = offene Buchungszeilen, grün = übergeben, grau = im Monat liegt nichts vor. Bei vierteljährlicher Voranmeldung sind die Monate zu Blöcken zusammengefasst.
2. Quellen einsammeln. Je Monat wird gezeigt, was vorliegt: Eingangsrechnungen und Belege, Ausgangsrechnungen, Kassenbuch und Kassenprotokoll, Bankumsätze. Ist ein Bereich beim Mandanten nicht angebunden, steht das da – das ist nicht dasselbe wie „keine Umsätze". Eingesammelt wird erst als Vorschau und dann echt.
3. Klärfälle entscheiden. Was die Quellen nicht entscheiden konnten (fehlendes Konto, unklarer Geschäftspartner, nicht zuordenbarer Betrag), entscheiden Sie hier. Eine Entscheidung erzeugt noch KEINE Buchung; sie macht die Zeile buchbar. Gebucht wird mit der Übergabe.
4. Übergeben – je Stapelkreis, mit Rückfrage.

Stapelkreise
Ein Stapel ist nie ein ganzes Jahr und nie ein gemischter Sack. Je Monat entsteht einer für Eingangsrechnungen, einer für Ausgangsrechnungen, einer je Bankkonto und einer je Kasse. Die Bezeichnung in DATEV sagt genau das: „09/26 Ausgangsrechnungen".

• Ein Stapel läuft nie über den Monatswechsel. Das ist Absicht: Ein Stapel mit zwei Monaten lässt sich keiner Voranmeldung zuordnen.
• Übergeben wird NICHT festgeschrieben. Prüfung und Festschreibung bleiben in DATEV.
• Die Sperre gegen eine doppelte Übergabe sitzt an der einzelnen Buchungszeile, nicht an der Oberfläche. Ein übergebener Stapelkreis hat hier keinen Knopf mehr – das ist Bequemlichkeit, die Sicherheit liegt dahinter.

Grenzen

• Für ein Altjahr gibt es keinen automatischen Bankabruf. Der Zugriff nach PSD2 reicht nur rund 90 Tage zurück; für ältere Zeiträume brauchen Sie die Dateien der Bank (camt.053, MT940 oder CSV).
• Ein festgeschriebenes Wirtschaftsjahr nimmt nichts mehr an. Der Monat steht dann als gesperrt und ist keine Aufgabe mehr, sondern ein Fall für DATEV.
• Rot bleibt rot, bis die Klärfälle des Monats entschieden sind. Ein Monat mit offenen Klärfällen lässt sich nicht übergeben.

Siehe auch: „Buchhaltungsanalyse: einen Zeitraum prüfen", „Belege prüfen & an DATEV übermitteln".