Buchhaltungsanalyse: einen Zeitraum prüfen

Die Buchhaltungsanalyse im Mandanten-Workspace unter „Buchhaltung → Buchhaltungsanalyse" prüft einen Monat, ein Quartal oder ein Jahr auf Unstimmigkeiten. Sie buchen damit nichts und ändern nichts: Sie bekommen eine Liste von Stellen, die man ansehen sollte, bevor der Zeitraum abgegeben wird.

Der vorgeschlagene Zeitraum kommt aus dem Voranmeldungszeitraum des Wirtschaftsjahres – bei monatlicher Voranmeldung steht ein Monat zur Prüfung, bei vierteljährlicher ein Quartal. Jahr und Quartal lassen sich auch direkt wählen.

Gerechnet werden elf Prüfungen:

• Monate ohne Belege oder ohne Buchungen.
• Buchungen auf dem Klärungskonto und offene Klärfälle.
• Eigene Buchungen, die noch nicht an DATEV übergeben sind.
• Umsatzsteuer-Plausibilität: Steuersatz gegen Steuerschlüssel sowie Konten, auf denen ein abweichender Satz auftaucht.
• Mögliche Dubletten.
• Buchungen außerhalb des Wirtschaftsjahres.
• Auffällig viele Rundbeträge.
• Neue und verwaiste Konten im Vergleich zum Vorjahr.
• Kassenbestand.
• Sammelkonto, obwohl für den Geschäftspartner ein Personenkonto existiert.

Jeder Befund nennt Monat und Betrag und verweist auf die betroffenen Buchungen, Belege, Konten oder Klärfälle; von dort arbeiten Sie weiter.

Befunde sind Hinweise, keine Fehler. „Auffällig viele Rundbeträge" kann eine Pauschale sein, „neues Konto" eine bewusste Erweiterung des Kontenplans. Die Analyse weiß nicht, was richtig ist – sie weiß, was auffällt.

Maschinelle Einschätzung
Über der Liste steht eine Einschätzung, die ausdrücklich als maschinell gekennzeichnet ist. Sie bekommt nur die fertigen Befunde zu sehen und rechnet selbst nichts: Sie ordnet, fasst zusammen und nennt, womit anzufangen ist. Was gerechnet ist, ist belegt; die Einschätzung ist eine Lesehilfe und kein Prüfergebnis. Fehlt sie, sagt die Ansicht warum (keine Freigabe, kein Modell eingestellt, Anbieter nicht erreichbar) – die Befunde stehen auch dann vollständig da.

Grenzen

• Die Analyse rechnet nur bis zu einer Obergrenze an Buchungen (derzeit 150.000). Liegt der Zeitraum darüber, wird gekürzt und das angezeigt; prüfen Sie dann in kleineren Zeiträumen.
• Fällt eine einzelne Prüfung aus, wird sie benannt. Der Bericht ist dann unvollständig – und nicht „sauber".
• Soll- und Habensumme stehen nur beschreibend da. In dieser Datenform trägt eine Buchungszeile Konto UND Gegenkonto; die beiden Summen sind deshalb nicht gegeneinanderzustellen.

Siehe auch: „Buchhaltungsanalyse: alle Mandanten eines Zeitraums", „Jahresnachbuchung: ein Altjahr nachholen", „KI-Modelle je Zweck wählen".