Bestand: Fahrzeuge und Geräte je Mandant

Die Mandantenakte führt unter „Buchhaltung → Bestand" eine Liste der einzeln gehandelten Stücke: Fahrzeuge mit Fahrzeug-Identifizierungsnummer (FIN) oder Geräte mit Seriennummer. Die Liste füllt sich aus den Belegen; von Hand geht es über „Stück anlegen".

Einschalten

• Je Branche: Unter Verwaltung → Branchen hat jede Branche eine „Bestandsführung" (Fahrzeuge, Geräte oder aus). Branchen mit Kfz, Caravan oder Reisemobil im Namen führen ohne weitere Einstellung Fahrzeuge.
• Je Mandant: Oben rechts in der Bestandsliste lässt sich die Vorgabe der Branche für diesen einen Mandanten überschreiben. So führt auch ein Händler in einer anderen Branche seinen Bestand.

Was die Belege tun

• Eine Einkaufsrechnung mit FIN (bzw. Seriennummer) ab 2.500 € netto legt das Stück als „Im Bestand" an – mit Hersteller, Modell, Erstzulassung, Einkaufsdatum, Lieferant und Einkaufsnetto. Kleinere Beträge mit FIN sind Werkstatt oder Teile und bleiben draußen.
• Eine Verkaufsrechnung mit derselben FIN setzt das Stück auf „Verkauft" und vermerkt Datum, Kunde und Verkaufsnetto.
• Die FIN wird nach ISO 3779 geprüft (Länge, Zeichenvorrat, Prüfziffer, Herstellerkennung). Eine nicht plausible FIN wird gemeldet; von Hand lässt sie sich mit „Trotzdem anlegen" übernehmen.
• Hinweise in der Liste: Verkauf ohne Einkaufsrechnung, doppelter Einkauf, doppelter Verkauf, fehlende neue Verkaufsrechnung nach einer Rückabwicklung.

Buchung

• Der Fahrzeugeinkauf wird auf das Bestandskonto gebucht (Kontenrolle „Fahrzeugbestand"), nicht auf Wareneingang.
• Der Verkauf erzeugt zusätzlich zur Erlösbuchung den Abgang: Bestandsveränderung an Fahrzeugbestand zum Einkaufsnetto aus der Liste. Fehlt der Einkauf in der Liste, gibt es nur eine Warnung und keinen Abgang.
• Die Konten kommen aus der Kontenzuordnung des Mandanten (SKR03/SKR04 vorbelegt).

Storno oder Gutschrift zu einem Stück
Kommt zu einem Stück eine Gutschrift oder ein Storno, fragt das Blatt der Belegprüfung oben, was das ist:

• Rechnungskorrektur: Das Stück bleibt, wo es ist, nur der Betrag ändert sich.
• Rückabwicklung: Kauf oder Verkauf wird aufgehoben, das Stück wechselt den Bestand, und die Buchung geht als Generalumkehr an DATEV.
  Ohne diese Entscheidung bleibt der Beleg stehen. Die Entscheidung steht in der Historie des Stücks.

Positionsmerkmale auf Ausgangsrechnungen
Schreibt der Mandant seine Verkaufsrechnung mit advidesk, trägt er FIN, Hersteller, Modell und Erstzulassung als Attribute der Position ein („+ Fahrzeug"). In der E-Rechnung landen sie als Positionsmerkmale (BG-32) und werden beim Empfänger wieder gelesen.

Siehe auch: „Belege prüfen & an DATEV übermitteln", „Branchen: Vorgaben je Geschäftsfeld", „Kontenzuordnung je Mandant: Kontenrolle → Konto".